Privacyverklaring GO! atheneum Oudenaarde
GO! Scholengroep 21

Het GO! atheneum Oudenaarde verwerkt krachtens wettelijke bepalingen en omwille van organisatorische redenen bepaalde persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt steeds conform de privacywetgeving. In deze privacyverklaring wordt uiteengezet hoe we met deze persoonsgegevens omgaan.

Waarom wij gegevens van jou verwerken

Het GO! atheneum Oudenaarde verwerkt persoonsgegevens vanuit een aantal wettelijk verplichtingen als onderwijsinstelling. Voorbeelden: we hebben jouw gegevens nodig om jou in te schrijven in de school, om aanwezigheden te kunnen registreren, om jou te kunnen begeleiden, opvolgen en evalueren. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals bijvoorbeeld het doorgeven van af- en aanwezigheden aan het Departement Onderwijs en het CLB. Andere persoonsgegevens zijn nodig omwille van organisatorische redenen, bijvoorbeeld naam en adres van ouders van de minderjarige leerling om hen te informeren.

We hebben ook jouw gegevens nodig om een account aan te maken voor Smartschool (ons leerplatform) en voor Google Workspace van Google (om je o.a. aan te melden op de chromebooks van de school)

Welke gegevens wij van jou verwerken

Wij verwerken diverse soorten persoonsgegevens. Bepaalde persoonsgegevens verkregen we rechtstreeks van jou of je ouders. Wij verwerken de volgende categorieën van persoonsgegevens, zowel afkomstig van jou als van de school:

• Persoonlijke identificatiegegevens (o.a. naam, adres, …)
• Persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, nationaliteit)
• Rijksregisternummer
• Stamboeknummer
• Gezinssamenstelling (o.a. naam van de moeder en vader, bijzonderheden betreffende het huwelijken of verbintenissen, echtscheidingen, scheidingen, namen van de partners.
  Namen en geboortedata van broers en zussen, kinderen)
• Levensbeschouwelijke overtuiging
• Financiële bijzonderheden (bankrekeningnummer, schoolkosten, overzicht en opvolging van betalingen)
• Studievoortgang en begeleiding (schoolloopbaan, toets en examenresultaten, beoordeling van de vooruitgang die in de studies worden gemaakt)
• Gezondheidsgegevens (vb. inzake lichamelijke gezondheid: epilepsie, gebruik medicatie)
• Aanwezigheden (de registratie van af- en aanwezigheden)
• Problematische afwezigheden
• Orde- en tuchtmaatregelen
• Beeldmateriaal (foto in Smartschool en op schoolbadge)

De school verwerkt op jouw verzoek of dat van de ouders en mits uitdrukkelijke toestemming ook medische gegevens die nodig zijn om in noodsituaties correct te kunnen reageren.

Hoe wij omgaan met jouw gegevens

Bij het verwerken van persoonsgegevens gaan wij altijd uit van de wettelijke basisprincipes.

We verwerken persoonsgegevens enkel om onze doelen te bereiken en doen dit steeds op rechtmatige en transparante basis. We verzamelen enkel die persoonsgegevens die nodig zijn om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat wij jouw gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in dit privacyreglement noemen. We respecteren de bewaartermijnen en bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig (gebaseerd op wettelijke bewaartermijnen en de regels opgelegd door het Archiefdecreet). We doen maximale inspanning om de juistheid te garanderen en de vertrouwelijkheid en integriteit te beschermen door het nemen van passende organisatorische en technische maatregelen (bv. beperken van de toegang, codering,…).

Bij de uitvoering van onze opdrachten, doen wij soms beroep op derden, bv. leveranciers van leerlingvolgsystemen, administratieve pakketten en educatieve leermiddelen, zoals Informat, Smartschool. GO-AO dashboard. De school draagt hiervoor de verantwoordelijkheid en sluit met hen overeenkomsten en geheimhoudingsverklaring af. De school respecteert uw privacy en zal nooit uw persoonsgegevens verkopen of verhuren aan derden. Vanuit bepaalde wettelijke verplichtingen zijn wij genoodzaakt om persoonsgegevens door te geven aan bepaalde instanties, waaronder

• overheidsdiensten, zoals o.a. Departement Onderwijs, Inspectie
• CLB
• Scholengroepen (bv. in kader van een beroepsprocedure n.a.v. een tuchtprocedure)
• Werkgever van de leerling-stagiair
• …

Omwille van organisatorische redenen, worden bepaalde persoonsgegevens doorgegeven aan volgende instanties:

• Scholengroepen (bv. bij vragen naar advies)
• Smartschool
• Informat
• Google

Rechten in het kader van de privacywetgeving

Je kan betreffende de verwerking van persoonsgegevens een aantal rechten uitoefenen. Zo kan je een verzoek indienen om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken. Daarnaast kan je ook een verzoek indienen om persoonsgegevens te verbeteren (onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren) of te wissen (bv. intrekking van de toestemming voor het gebruik van foto’s). Als de verwerking van jouw persoonsgegevens gebeurt op basis van jouw toestemming, heb je steeds het recht deze toestemming in te trekken. Voor het uitoefenen van je rechten kan je steeds terecht bij de directeur, die verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens die wij van jou verwerken. Deze zal jouw vraag onderzoeken maar het zal niet altijd mogelijk zijn hierop in te gaan. Als je ons verzoekt om jouw gegevens te wissen, zullen wij nagaan of dit mogelijk is. Bij deze afweging houden wij ons aan de wettelijke verplichtingen. We zullen je steeds duidelijk schriftelijk (elektronisch) informeren, uiterlijk binnen een maand na ontvangst van jouw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit kan de termijn van antwoorden verlengd worden, maar ook hierover zullen we je informeren. Het verstrekken van de informatie of communicatie is in principe kosteloos tenzij de verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn. Indien je het niet eens bent met ons antwoord op jouw verzoek, heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (op dit ogenblik nog geen contactgegevens beschikbaar).

---

Op het GO! atheneum Oudenaarde werken we met Google Workspace en Chromebooks. Hiervoor is het nodig dat uw kind een Google Suite account heeft.

Miljoenen leraars en leerlingen overal ter wereld gebruiken deze tool al en ook op het atheneum willen we onze leerlingen hiermee leren werken om klastaken te maken, te communiceren met leerkrachten, in te loggen op Chromebooks en om zich nog meer 21ste eeuwse digitale vaardigheden eigen te maken.

Hieronder kan u het antwoord vinden op een aantal veel gestelde vragen over wat Google al dan niet kan doen met uw kinds persoonlijke informatie zoals:

• Welke persoonlijke informatie verzamelt Google?
• Hoe gebruikt Google deze informatie?
• Zal Google persoonlijk informatie van mijn kind openstellen?
• Gebruikt Google de persoonlijke informatie van de studenten voor publiciteitsdoeleinden?
• Kan mijn kind informatie met anderen delen als hij zijn Google Workspace account gebruikt?

Google Workspavce for Education kennisgeving aan ouders

Hieronder kan u lezen welke persoonlijke informatie we aan Google geven en hoe Google omgaat met de informatie van onze leerlingenaccounts.

Wanneer leerlingen hun Google Workspace Education account gebruiken, krijgen ze toegang tot de volgende diensten:

• Gmail
• Calendar
• Classroom
• Contacts
• Drive
• Docs
• Forms
• Groups
• Keep
• Sheets
• Sites (websites)
• Slides (diapresentaties)
• Talk/Hangouts/meet (praatgroepen)
• Vault

We zullen onze leerlingen ook toelaten om de volgende extra’s te gebruiken:

• YouTube,
• Google Maps & Google my maps
• Google Earth
• Google Boeken
• Google Foto’s

Google geeft informatie over wat ze doen met de informatie die ze krijgen uit de Google Workspace for Education accounts in zijn privacy-beschrijving. Je kan deze nota lezen op https://gsuite.google.com/terms/education_privacy.html Wij raden u aan om het volledige document te lezen maar hieronder vindt u alvast een aantal antwoorden op veel gestelde vragen.

Welke persoonlijke informatie verzameld Google?

Wanneer onze school een account aanmaakt, bezorgt ze Google bepaalde persoonlijke informatie over de leerlingen zoals bijvoorbeeld zijn naam, zijn emailadres en zijn paswoord. Google kan ook rechtstreeks via de leerlingen persoonlijke informatie verzamelen zoals een telefoonnummer of een profielfoto die de leerling toevoegt aan zijn Google Workspace for Education account

Als een leerling Googlediensten gebruikt, verzamelt Google ook informatie of basis van hoe de leerling die diensten gebruikt. Dit houdt in:

• device information, such as the hardware model, operating system version, unique device identifiers, and mobile network information including phone number;
• log information, including details of how a user used Google services, device event information, and the user’s Internet protocol (IP) address;
• location information, as determined by various technologies including IP address, GPS, and other sensors;
• unique application numbers, such as application version number; and
• cookies or similar technologies which are used to collect and store information about a browser or device, such as preferred language and other settings.

Hoe gebruikt Google deze informatie?

In Google Workspace for Education Core Services, gebruikt Google de persoonlijke informatie van leerlingen om de juiste diensten te kunnen aanbieden, te kunnen behouden en te beschermen. Google gebruikt geen persoonlijke informatie die ze verzameld heeft in de Core Services voor reclamedoeleinden.

In Google Additional Services, gebruikt Google de informatie die ze verkrijgt uit alle uses Additional Services om die diensten te garanderen, te verbeteren en te beschermen. Om nieuwe diensten te ontwerpen en om Google en zijn gebruikers te beschermen. Google kan deze info ook gebruiken om op maat informatie te bezorgen zoals bijvoorbeeld relevante zoekresultaten. Google kan persoonlijke informatie verkregen uit één bepaalde dienst combineren met informatie die ze verkregen hebben uit het gebruik van een andere Google dienst.

Gebruikt Google persoonlijke leerlinginformatie om gericht reclame te voeren?

Nee, Google gebruikt geen persoonlijke informatie (of informatie die gelinkt is een aan een Google Workspace for Education account) van leerlingen uit het middelbaar onderwijs om gericht reclame te voeren.

Kan mijn kind informatie delen met andere gebruikers van de Google Workspace for Education?

Leerlingen hebben toegang tot diensten zoals Google Docs and Sites, waardoor gebruikers informatie met elkaar kunnen delen of openbaar kunnen maken. Als ze informatie publiekelijk delen dan kan die informatie gevonden worden via zoekmachines zoals Google.

Zal Google de persoonlijke informatie van mijn kind openbaar maken?

Google zal geen persoonlijke informatie van uw kind delen met bedrijven, organisaties of andere personen naast Google tenzij één van de volgende zaken van toepassing is:

Met toestemming van de ouders of voogd. Google zal persoonlijke informatie die ze verkrijgen via de Google Workspace for Education scholen wel delen met bedrijven, organisaties of andere personen als daarvoor toestemming gegeven is door de ouders (voor gebruikers die nog niet meerderjarig zijn).

Voor externe verwerking. Google kan persoonlijke informatie vrijgeven aan dochterbedrijven of aan andere bedrijven die ze vertrouwen om die informatie te gebruiken voor Google (kan persoonlijke gegevens verstrekken aan gelieerde ondernemingen of andere vertrouwde bedrijven of personen om deze voor Google te verwerken, op basis van de instructies van Google en in overeenstemming met de privacyverklaring van Google Workspace for Education en andere toepasselijke vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen)

Om juridische redenen. Google zal persoonlijke informatie delen met bedrijven, organisaties en andere personen als er voldoende reden bestaat dat de toegang tot die informatie, het gebruik ervan of het openstellen van die informatie verantwoord is of zelfs nodig is omdat:

• te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving, juridische procedures of een uitvoerbaar overheidsverzoek.
• toepasselijke servicevoorwaarden afdwingen, inclusief onderzoek naar mogelijke schendingen.
• detecteren, voorkomen of anderszins aanpakken van fraude, beveiliging of technische problemen.
• beschermen tegen schade aan de rechten, eigendommen of veiligheid van Google, Google-gebruikers of het publiek zoals vereist of toegestaan door de wet.

Google zet verder niet-persoonlijke informatie – zoals informatie over het gebruik van hun diensten – openbaar of deelt die informatie met zijn partners.

Welke opties heb ik als ouder of als voogd?

Wij zouden u willen vragen om Google de toestemming te geven om persoonlijke informatie van uw kind te verzamelen en te gebruiken. Als u dit niet doet, dan kunnen we voor uw kind geen Google Workspace for Education account aanmaken.,

Als u aan uw kind de toestemming geeft om de Google Workspace te gebruiken, dan kan u op elk moment vragen aan meneer De Schutter om het Google Workspace account van uw kind weer te verwijderen. U en uw kind kan, als u ingelogd bent op de Google Workspace, via de volgende website https://myaccount.google.com de persoonlijke informatie bekijken en beheren.

Wat als ik nog vragen heb of meer wil lezen?

Als u nog vragen heeft over het gebruik van de Google Google Workspace kan u altijd contact opnemen met meneer De Schutter

Als u meer wilt weten over hoe Google informatie verzamelt en gebruikt dan kan ut terecht op Google Workspace for Education Privacy Center, the Google Workspace for Education Privacy Notice, en de Google Privacy Policy.

The Core Google Workspace for Education services are provided to us under Google’s Apps for Education agreement.